Introducción
La identificación de las HC se realiza mediante un número secuencial único y permanente (una vez asignado, el paciente siempre será identificado por el mismo número), otorgando por la institución y que se asignará en el primer contacto que el paciente tenga con ésta.
Existen dos métodos principales para el Archivo numérico, el convencional (por número consecutivo) y el método dígito terminal.
-Sistema de Doble y Triple Dígito Terminal
Ordenación de las historias clínicas por doble/triple dígito terminal es un sistema de gestión de archivos que no clasifica los documentos archivados por números consecutivos sino por identidad sucesiva de los dos /tres números finales
El método convencional es archivar las HC en estricto orden ascendente, lo cual es útil en establecimientos con poco volumen de atención. El método dígito terminal es rápido, seguro y preciso, basado en un principio matemático que asegura una distribución equitativa de HC entre 100 secciones.
Ventajas:
-Disminuye los errores de archivado
-Disminuye las cargas de trabajo al agilizar el método
-Distribución del espacio de manera homogénea
-Ahorro del espacio
-Permite detectar fácilmente los errores de archivado
-No afecta a la extracción de expedientes para el pasivo.
Según el sistema Digito-Terminal , el cual consiste en dividir el número de la historia clínica en cifras de dos o tres dígitos, (según el tamaño del archivo) empezando por la derecha; paralelamente a esto dividimos el archivo en 100 secciones y estas a su vez en 100 subsecciones (esta última división a veces puede obviarse por motivos de espacio, quedándonos sólo con una división en 100 secciones). asignamos por ejemplo un doble dígito a cada sección y archivamos las historias clínicas empezando por el doble dígito de la derecha. Así, por ejemplo la Historia Clínica 214301 (21-33-01) se archivaría en la sección 01 y junto a todas las historias clínicas cuya terminación fuera 01, y subsección 43 , o bien la historia 30843 estará en el sector 43, subsector 100000.
De esta manera podemos recuperar el espacio que queda al extraer una historia de una colección documental de cientos de miles.
-Convencional:
El archivo de historias clínicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha.
La ventaja de este método son:
Facilidad con que se aprende
Desventajas:
Los errores de archivo son más frecuentes al aumentar el número de dígitos en la historia clínica. A medida que crece el archivo aumenta la posibilidad de error. El archivo de historias clínicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha.
